Uprasza się o język prosty!

Zawiły i sformalizowany język biurokracji Kafka wyśmiewał już ponad sto lat temu. Okazuje się, że bez tych wszystkich „zawiadamia się” czy „należy wypełnić” przekaz nadal może okazywać szacunek, a przede wszystkim jasno i dokładnie informować.

Wyobraźmy sobie przez chwilę, że zamiast wypełniać formularz urzędowy na piśmie, robimy to w formie rozmowy. Chorą babcię trzeba zawieźć do szpitala w innym mieście, a że jest osobą wyłącznie leżącą, której nie można zabrać samochodem osobowym, potrzebujemy bardziej profesjonalnego transportu. Podchodzimy więc do okienka w placówce NFZ, uśmiechamy się do miłego, nieco znudzonego pana z drugiej strony szybki i zwracamy się o… „akceptację realizacji przewozu w ramach transportu sanitarnego w POZ”. Podajemy dane babci oraz dane „lekarza poz” (sic!), na liście do którego jest zadeklarowana jako świadczeniobiorca, uzasadniamy prośbę, załączamy wszystkie zaświadczenia lekarskie (ustnie) i tak dalej. Pan z w okienku patrzy na nas nieco zaspanym wzrokiem i odpowiada: „Potwierdzam zasadność realizacji świadczenia transportu sanitarnego we wskazanym powyżej zakresie oraz wskazuję, jako realizatora przewozu” – i tu pada nazwa świadczeniodawcy. W mowie błędu interpunkcyjnego przynajmniej nie słychać.

Zawiły i sformalizowany język biurokracji Kafka wyśmiewał już ponad sto lat temu. Czy to gdy płacimy rachunki, czy gdy podpisujemy umowę lub składamy wniosek o cokolwiek – pisma urzędowe zdają się być napisane w jakimś obcym dialekcie, oddzielonym od normalnego języka i równie martwym co łacina, bo nikt przecież w nim nie mówi. — „Ja, niżej podpisany”, „zawiadamia się”, „niniejsza umowa” — wokabularz jest obszerny i z rzadka aktualizowany. No i ten ten bezosobowy tryb: „należy wypełnić”, „rozumie się”. Wiele instytucji udostępnia instrukcje wypełniania formularzy, jednak i tak trzeba czytać je po kilka razy, żeby cokolwiek zrozumieć. Tymczasem materia dokumentów jest zazwyczaj poważna.

Na szczęście wygląda na to, że wszyscy są już tym zmęczeni – i to nie tylko petenci oraz urzędnicy, ale również same instytucje. W 2019 r. z inicjatywy Szefa Służby Cywilnej powstał Zespół ds. promocji prostego języka w urzędach administracji rządowej, współpracujący z KPRM, ministerstw, urzędów centralnych i wojewódzkich w celu propagowania jasności i prostoty komunikacji wewnątrz urzędów oraz między administracją a obywatelami. Efekty tej pracy możemy zaobserwować nie tylko w przekazach rządowych, ale również wielu instytucjach prywatnych.

Prosty język – czyli jaki?

Lampą u stóp całej idei prostego języka jest założenie, że zasadniczo język służy do komunikacji, zatem punktem odniesienia przekazu jest odbiorca. — „Chcemy mówić i pisać tak, aby odbiorcy naszych komunikatów potrafili odczytać i usłyszeć to, co chcemy im przekazać. Chcemy formułować zarówno proste, jak i skomplikowane i wielowątkowe treści tak, aby mieć pewność, że odbiorca zrozumie nasz przekaz prawidłowo” — głosi Deklaracja prostego języka, podpisana przez Szefa Służby Cywilnej w październiku 2018 roku.

Kiedy rozpoczynałam pracę w zespole projektowym dotyczącym prostego języka w jednym z polskich banków, to na to kładziono największy nacisk: jeżeli chcemy zostać zrozumiani, musimy cały czas mieć przed oczami, do kogo piszemy – a nie tylko to, co chcemy mu przekazać. Im bardziej specjalistyczna dziedzina, tym jest to trudniejsze, ponieważ o ile nasz odbiorca sam nie jest w niej specjalistą, wszystkie pojęcia i skróty powinny być wyjaśnione w taki sposób, by zrozumiał je laik. Wiąże się to zresztą z szacunkiem dla odbiorcy, ponieważ naszym celem jest przecież bycie zrozumianym, a nie popisanie się erudycją i specjalistyczną wiedzą.

Świetną robotę w tym zakresie wykonał ZUS, zwłaszcza jeśli chodzi o treść formularzy: wiele wniosków zaczyna się krótką i pomocną listą „Wypełnij ten wniosek, jeśli…”, co niezwykle ułatwia nawigowanie pośród wielu podobnych dokumentów (np. wnioski o różne rodzaje zasiłków). Stało się to proste, nieprzekombinowane i przede wszystkim zrozumiałe.

Oznaką szacunku jest również dostosowanie przekazu do odbiorcy – a więc dbanie o formy grzecznościowe tam, gdzie są konieczne (np. w komunikacji mailowej), lecz nieprzeładowywanie nimi przekazu tam, gdzie ich nie potrzeba (np. w formularzach); pisanie do odbiorcy, a nie o odbiorcy (np. „wypełnij oświadczenie” zamiast „oświadczenie należy wypełnić”); uwzględnianie obu form, jeżeli nie znamy płci odbiorcy (np. „jeżeli jesteś ubezpieczony/a”) itp.

Prosto i na temat

Uproszczenie przekazu nie ma za zadanie zbanalizowania go, lecz wyciągnięcie sedna; znów, cytując Leonarda da Vinci za Deklaracją prostego języka, „prostota jest szczytem wyrafinowania”. 

Wiele formułek typowych dla komunikacji urzędowej to tak naprawdę puste słowa, które nie służą niczemu poza nadawaniem dokumentowi „oficjalnego” charakteru. Przykładem niech będzie określenie „niniejsza umowa” zamiast najprostszego „ta umowa”. Inne wynikają z zaplątania się nadawcy w język – i tak mamy tę nieszczęsną „akceptację realizacji przewozu w ramach transportu sanitarnego w POZ” (cytat z „Wniosku o transport daleki POZ” (ZP 79/2022), który znalazłam na stronie szczecińskiego oddziału NFZ).

Z mojego doświadczenia pracy na stanowisku „upraszczacza” dokumentów wynika, że największy opór zabiegom upraszczającym stawiał dział prawny, dla którego każdy wyraz był niczym strategicznie umieszczona figura szachowa.

Wielu sceptyków prostego języka w oficjalnej komunikacji uważa, że inicjatywa ta wnosi to przekazu zbytnią bezpośredniość. Wszystko staje się takie… cóż, wprost. Przyzwyczailiśmy się do tego bezosobowego, zimnego trybu w formularzach i oświadczeniach, tych wszystkich „niniejszym” i „zawiadamia się”, do tego stopnia, że po usunięciu owych formuł tekst wydaje się walić prosto w oczy. A może to wyłącznie kwestia konwencji? Prosty język nie ma za zadanie być prostacki, banalny czy bez szacunku, lub też odzierać polszczyznę z jej przyrodzonego piękna. Wręcz przeciwnie – wyciągając z przekazu jego sedno, dbając o jego poprawność i zrozumiałość, a także zwracając się do odbiorcy bezpośrednio i z szacunkiem, przyczyniamy się do tego, by pisma urzędowe były czymś więcej, niż tylko mętną zupą wysoce sformalizowanych frazesów. Język służy przede wszystkim komunikacji – i to stwierdzenie powinno być prawdziwe również w przypadku języka urzędowego. Oby było tak w przyszłości.

Joanna Talarczyk